Upravljanje projektima ili prečice za uspešne projekte?

Upravljanje projektima ili projektni menadžment je nešto što su firme počele masovno da koriste. U svetu je princip projekt menadžmenta odavno poznat i odavno se primenjuje, a kod nas je krenula intenzivna primena ove prakse pre nekih desetak godina. Dolazak inostranih firmi i otvaranje tržišta je dovelo do jedne nove veštine – veštine upravljanja projektima. To je nešto što svi traže, ali zašto?

Projekat

Zašto upravljanje projektima?

Zato što se efikasnije koriste resursi firme.

Zato što svako zna šta radi i za šta je odgovoran.

Zato što je to jedini način da sve bude gotovo na vreme.

Dobro, možda ne jedini način, ali sigurno, najlakši način da sve bude gotovo na vreme. Svi smo se u nekom periodu života dotakli nekog projekta, učestvovali u njemu, a da nismo ni bili svesni da radimo po principima projektnog upravljanja. Upravljanje projektima je nešto između veštine, nauke i umetnosti.

Za upravljanje projektima treba imati talenat, ali što je još bitnije, može da se nauči.

I lako se uči.

Ako su mogli drugi da postanu projekt menadžeri, onda možete i vi.  Dovoljno je pročitati par kvalitetnih knjiga iz oblasti projektnog menadžmenta, proći adekvatnu obuku za upravljanje projektima, i raditi na tome. Imate i neke specijalizovane web portale gde možete puno toga videti, pročitati i naučiti o upravljanju projektima, kao, recimo, Project Management Srbija koji je zasigurno jedan od najvećih portala iz oblasti projekt menadžmenta na našim prostorima.

Kada imate dovoljno teorijskog znanja, onda preostaje samo praksa. Naravno, nemojte krenuti sa vodjenjem projekta, bez prethodne teorijske pripreme jer će rezultati biti katastrofalni. Dakle, kada imate teorijsku osnovu, onda krenite sa planiranjem i vođenjem projekta. I učite.

Planirajte, realizujte, grešite ako mora, i učite na greškama. Pa na osnovu grešaka, ponovo planirajte, realizujte, kontrolišite i učite, prilagođavajte se novonastaloj situaciji i ponovo planirajte.

I tako u krug.

Od početka pa do kraja projekta, projektni menadžment je kontinuirani proces sa ciljem da se projekat uspešno završi, ali i da svi sledeći projekti budu bolji nego prethodni jer će znanje prethodnih projekata bude iskorišćeno za realizaciju novih projekata. Dakle, projekt menadžment nas uči kako uspešno da vodimo projekte i kako da unapredimo sam proces vođenja projekata.

Naravno, uvek postoje neke prečice koje nam mogu pomoći da lakše upravljamo projektom i da ga uspešnije završimo.

Kako uspešno realizovati projekat?

U nastavku je prikazano šest stvari na koje posebno obratiti računa jer su esencijalne za uspešnu realizaciju projekta.

Jasni ciljevi

Ovo ne treba previše objašnjavati, a opet je vrlo često uzrok problema i kašnjenja projekta. Ljudi definišu ciljeve koji su previše generalni i uopšteni pa ih svako tumači na svoj način. Što bi rekli: – „Mnogo babica, kilava deca“. Zato shvatite, ciljevi ne smeju biti uopšteni, već jasni, precizni, specifični, realni.

I merljivi.

Ako ne možete da izmerite cilj kako ćete znati da ste ga realizovali. Mislite o tome i ponovo pročitajte. Ako ne možete da izmerite cilj kako ćete znati da ste ga realizovali.

Adekvatni ljudi

Članovi projektnog tima kao i rukovodilac projekta treba da budu iskusni u upravljanju projektima. Naravno, iskustvo se stiče u radu na projektima tako da novajlije postepeno uključujte i to na lakšim aktivnostima koje nisu na kritičnom putu. Osoblje koje radi na projektu mora da prođe neku formalnu ili neformalnu obuku za rad na projektu. Pored toga, bilo bi izvrsno da postoje procedure za upravljanje projektima tako da se u svakom trenutku projekta zna šta i kako dalje. Nebitno je da li je novajlija u igri ili iskusni projekt menadžer, potrebno je da unapred budu poznati obrasci koji će se koristiti na projektu kako bi svaki projekat išao utabanim stazama najbolje prakse projekt menadžmenta.

Softver

Uvek je poželjno koristiti neki softverski alat koji će ubrzati evidenciju projekta, izveštavanje, analize, merenje odstupanja od prvobitnog plana i slično. Dakle, taj sofver bi bio vaš lični asistent na projektu. Neki od predloženih softverskih rešenja su: MS Project, Oracle Primavera, Asana…

Planiranje i kontrola

Naravno dobro planiranje je preduslov dobre realizacije projekta. Svaki deo projekta treba biti adekvatno sagledan. Znači dobro iniciranje projekta, dobro planiranje, kvalitetna realizacija aktivnosti, pravovremena kontrola i preventivno i korektivno delovanje, i na kraju, obavezno zatvaranje projekta kako bi svi znali da je projekat gotov.

Podela odgovornosti

Naravno, pre početka projekta, svi učesnici projekta treba da znaju šta se od njih očekuju, koje su im obaveze dodeljene, koje aktivnosti će izvršiti, koje nadgledati, koje izveštaje pripremiti i slično. Kada svako zna šta treba da radi i kada postoji jasna podela posla i odgovornosti, jasno je da će projekat voditi ka uspešnoj realizaciji.

Provera kvaliteta

Vrlo često projekt menadžeri misle da za njihove projektne aktivnosti nije potrebna kontrola kvaliteta. Greška i to velika.

Šta će se desiti ako upravljate projektom vrednim nekoliko miliona evra u okviru koga treba napraviti betonski stadion tačno definisanog kvaliteta betona. Vi smatrate da je to gubljenje vremena jer beton je beton, šta tu treba proveravati. Na polovini projekta, kada su tribine skoro završene, dolazi investitor, uzima uzorak betona i vrši proveru kvaliteta. Zaključuje da kvalitet betona nezadovoljava traženi kvalitet jasno definisan ugovorom. Posledica?

Naravno, rušenje stadiona i izgradnja novog. Trošak plaća izvođač radova, a odgovorna osoba je rukovodilac projekta.

Naravno, ovde se radi o ekstremnoj situaciji, ali ako to spustimo na nivo aktivnosti, onda investitor može da vrati bilo koju aktivnost na ponovnu realizaciju, ako izlaz te aktivnosti nije zadovoljio  traženi kvalitet. Čiji će biti trošak ponavljanja te aktivnosti, a čija odgovornost. Jasno vam je o čemu pričam.

Zato kvalitet treba biti jasno definisan, kao i intervali, jedinica mere i način na koji će se vršiti merenje kvaliteta. Sve ovo govori da je kvalitet jedan od vrlo, vrlo bitnih segmenata upravljanja projektima.

Dakle, ako imate jasne i merljive ciljeve, adekvatne, obučene ljude koji koriste odgovarajući softver, pri čemu planski pristupate svakom segmentu projekta, i svaki član tima zna svoje mesto u timu, svoju ulogu i odgovornost i ako proveravate kvalitet realizacije vaših aktivnosti, onda ste na dobrom putu da uspešno upravljate projektima i da postanete dobar projekt menadžer.