Selidbe firme – kako preseliti kancelarije i kancelarijsku opremu

Pored proizvodnih hala, magacina, izložbenih salona i drugih prostorija, gotovo sve firme raspolažu kancelarijama. Neke kompanije posluju isključivo iz njih; a kada dođe do selibe firme, potrebno je uzeti u obzir njihovu specifičnost. U ovom tekstu, govorićemo o aspektima, koracima i izazovima selidbe kancelarija i kancelarijske opreme.

Da prvo pogledamo koji su razlozi za selidbu kancelarije

Razlozi za selidbu kancelarije mogu da budu različiti:  

· širenje poslovanja,

· potreba za većim i bolje opremljenim prostorom

· traženje povoljnije zakupnine

· spajanje (ili razdvajanje) sa drugom firmom

· promena lokacije radi boljeg pozicioniranja na tržištu.

 Koji problemi mogu da se jave prilikom selidbe kancelarije?

Svaka kancelarija je drugačija, ali za sve je karakteristično da njihovo preseljenje nije nimalo jednostavno, da zahteva pažljivo planiranje i preciznu organizaciju. Najveći izazovi selidbe kancelarijskog prostora su sledeći:

· zastoji u poslovanju, gubitak vremena i manja produktivnost

· troškovi koji u zavisnosti od veličine kancelarije i trajanja selidbe mogu da budu značajni

· oštećenja opreme, predmeta i kancelarijskog nameštaja

· gubitak važnih dokumenata i informacija

· nagla promena rutine i navika zaposlenih što utiče na njihove performanse (posebno ako novi prostor nije adekvatan).

 

Šta sve treba preseliti?

U zavisnosti od veličine, kancelarije mogu da sadrže veliku količinu raznolikih predmeta i opreme. Pojedini predmeti su glomazni, teški, lomljivi i veoma problematični za premeštanje. Stvari koje se sreću skoro u svakoj kancelariji su sledeće:

· arhiva i dokumentacija firme (dokumenti, fascikle, registratori, itd)

· ormari za skladištenje dokumentacije (mogu da budu metalni, od masivnog drveta ili iverice)

· radni stolovi i stolice

· veliki konferencijski stolovi za sastanke

· razne manje ili veće police i radne površine

· elektronska oprema (računari, serveri, štampači, ruteri, spliteri, telefoni, razni kablovi, itd)

· kuhinjski elementi i ostali sitni inventar (ormarići, kuhinjski aparati, aparati za kafu, posuđe, escajg, itd)

· potrošni kancelarijski materijal (papir, toneri, olovke, lepak, sredstva za higijenu)

· dekorativni elementi (biljke, slike, zavese, tepisi, umetnički predmeti i slično).

Koji su koraci prilikom selidbi kancelarija?

Kao i svakoj selidbi, i preseljenju kancelarija i kancelarijske opreme treba pristupiti planski, organizovano, i podeliti je u nekoliko jasno definisanih koraka:

1. Planiranje selidbe – veoma važan prvi korak

2. Pregled i popisivanje svih stvari koje je potrebno preseliti. U ovom koraku potrebno je izdvojiti one predmete koji više nisu potrebni i mogu da se prodaju, poklone ili bace

3. Identifikacija većih komada nameštaja (ormari, stolovi) koji moraju da se demontiraju

4. Prilikom demontaže svi delovi se pakuju odvojeno i jasno obeležavaju kako se ne bi izgubili tokom transporta

5. Pakovanje – svaki predmet se posebno pakuje u plastične ili kartonske kutije, zaštitne folije, tkanine, sunđere itd, kako bi se sprečila oštećenja. Posebnu pažnju treba posvetiti osetljvim i lomljivim stvarima (od stakla, sa oštrim ivicama, električnim uređajima)

6. Utovar – kancelarijske stvari se pažljivo unose i slažu u kamion ili kombi vozilo, tako da se spreči pomeranje i trenje jedne od druge

7. Savetuje se da se prilikom utovara i istovara koriste kolica, rampe, pojasevi, užad i ostala oprema

8. Za transport kancelarijske opreme mogu da sa koriste sva transportna sredstva. Pošto se radi o osetljivim predmetima, treba voziti ujednačenom brzinom, bez prevelikih ubrzavanja i kočenja, i izbegavati rupe, prepreke i neravnine na putu

9. Na osnovu prethodno pripremljenog plana i rasporeda, stvari se unose i postavljaju u novim prostorijama

10. Nameštaj i gabaritne stvari se ponovo montiraju i proverava se njihova stabilnost i funkcionalnost

11. Uklanjaju se kutije, folije i ostali materijal za pakovanje

12. Zaposleni se obaveštavaju kada mogu da se vrate na posao.

Voditi račina o ergonomiji  

Selidba kancelarije je dobra prilika da se radni uslovi unaprede, tako što će se uvažiti neka ergonomska pravila (ergonomija – nauka koja se bavi dizajnom proizvoda na način da budu najbolje prilagođeni ljudskom telu). Ova pravila direktno utiču na produktivnost, bezbednost, udobnost i ukupnu atmosferu u firmi. Pa tako:

· svako radno mesto mora da ima dovoljno prostora za slobodno kretanje i pravilno držanje tela

· visina stolova i stolica mora da bude usklađena sa korisnikom

· monitori računara i laptopova treba da budu u visini očiju

· osvetljenje mora da bude odgovarajuće, posebno na mestima gde se obavljaju precizni poslovi. Najbolja i najzdravija je prirodna sunčeva svetlost, ali ukoliko je ona ograničena i nedovoljna, treba koristiti LED rasvetu

· raspored prostorija treba da bude takav da omogućuje mirnu i atmosferu za poslove koji traže bolju koncentraciju i manje buke, ali i mogućnost za timski rad i neformalne razgovore. Obavezno odvojiti jednu prostoriju za odmor i neobaveznu komunikaciju

· koristiti višenamenski modularni nameštaj koji se lako prilagođava različitim timovima i projektima

· biljke i prirodni materijali utiču na prijatniju i efikasniju radnu atmosferu.

Angažovanje firme koja je specijalizovana za selidbe firmi i kancelarijskog prostora

Selidba kancelarije je složen i stresan proces koji zahteva mnogo vremena, truda i pažnje, i koji može negativno da utiče na produktivnost zaposlenih. Kako bi se ovaj izazov prevazišao uz minimalne smetnje u radu, jedno od najefikasnijih rešenja je angažovanje profesionalne agencije za selidbe.

Njihovi iskusni radnici preuzeće kompletnu organizaciju, od planiranja i pakovanja opreme, preko demontaže i montaže nameštaja, do bezbednog transporta. Na taj način štedi se dragoceno vreme, izbegavaju stresne situacije, a poslovanje može da se nastavi gotovo bez prekida. Selidba kancelarije može da se obavi van radnog vremena, tokom vikenda, praznika ili u noćnim časovima.

Ako ste nekada učestovali u seldibi firme i kancelarija, podelite svoja iskustva i savete sa nama u komentarima. Unapred zahvaljujemo!