Umeće vođenja poslovnih sastanaka – Šta je sve neophodno?

Održavanje redovnih sastanaka integralan je deo poslovanja i predstavlja priliku da zajedno sa članovima tima kreiramo strategije i ispratimo sve projektne korake. To je mesto gde se donose značajne poslovne odluke i razmenjuju ideje unutar organizacije. Međutim, nije svako sastajanje efikasno, naprotiv – ume da bude kontraproduktivno ukoliko ne ispunjava cilj i ne usmerava članove tima na adekvatan način. Sposobnost prezentovanja je značajna veština za uspešno vođenje sastanaka, ali sama po sebi nije dovoljna.

Postoji niz drugih koraka koje ne smemo zaobići ukoliko želimo da realizujemo efikasan sastanak i ostvarimo zacrtane ciljeve.

Devojka za stolom

Raspodela vremena

Vreme je dragocen resurs u dinamičnom poslovnom svetu i zato je važno mudro ga iskoristiti i detaljno isplanirati tok sastanka. Podrazumeva se da ćete odrediti tačno vreme trajanja sastanka, kao i svaku njegovu deonicu, odnosno temu kojom ćete se baviti. Unapred pripremite plan sastanka i istaknite teme prema važnosti kako biste u samom startu okupirali pažnju pristunih dok je koncentracija na visokom nivou. Veoma lako može da se dogodi da usled produžene diskusije na određenu temu, neprimetno probijete termin, zato je važno da pažljivo pratite tok i po potrebi preusmerite razgovor na pravi kolosek. Ne zaboravite da su prisutni izdvojili vreme i stavili sve obaveze na pauzu kako bi dali svoj doprinos, stoga je važno da se držite pripremljene agende.

Adekvatan prostor i oprema

Mesto održavanja sastanka igra veliku ulogu u njegovoj uspešnosti i omogućava da se svi prisutni osećaju fokusirano, motivisano i prijatno. Današnji hibridni model rada doneo je i nove načine okupljanja zaposlenih, ali u određenim situacijama je neophodno održati sastanak uživo. Važno je da prostor u kome borave prisutni bude izolovan od buke kako bi fokusiranost bila na visokom nivou. Udobnost nameštaja doprinosi boljoj koncentraciji, a tu je i propratna tehnička oprema ko što su projektor, platno i odgovarajuće ozvučenje. Kvalitetna magnetna tabla može nam pomoći u prezentovanju ideja i beleženju ključnih tačaka tokom sastanka, što je posebno značajno tokom izlaganja i uključivanja svih članova tima. Poželjno je da prostor bude adekvatno osvetljen, jer osvetljenje pozitivno utiče na razmišljanje i podstiče kreativnost.

Definisanje ciljeva i strategija

Efikasan sastanak mora da ima jasan cilj, odnosno definisanu svrhu održavanja. Identifikacija ciljeva i njihovo prezentovanje prisutnima jeste jedan od prvih koraka, kao i uočavanje eventualnih prepreka i kreiranje plana za njihovo prevazilaženje. Izlagač mora biti koncizan i predstaviti sve potrebne strategije, odrediti vreme za njihovu realizaciju i targetireti sve učesnike u procesu. Takođe, sastanci su idealna prilika da se rezimiraju već preduzeti koraci i njihov efekat na aktuelno stanje projekta. Ono što je ključno u ovom segmentu sastanka jeste širenje motivacije među prisutnima i pozitivan stav kada je reč o završenim i planiranim koracima. Na taj način jačate timski duh i stvarate zdravu radnu atmosferu koja je preko potrebna ukoliko želimo uspešne rezultate.

Podsticanje otvorene komunikacije

Razmena ideja i kvalitetna debata jesu ciljevi svakog efikasnog sastanka, zato je važno da na sve moguće načine podstaknete komunikaciju. To možete učinite čak i pre samog sastanka, slanjem mejla sa istaknutim dnevnim redom, gde ćete pozvati sve učesnike da dopune agendu ukoliko smatraju da je potrebno uvrstiti još neku temu. Nakon svake završene tačke, uključite sve članove i otvorite diskusiju, jer mišljenje svakog člana tima je podjednako važno i ne sme biti izostavljeno. Posvetite punu pažnju govorniku i pobrinite se da njegovo izlaganje prođe bez ometanja i ili prekidanja, time ćete izgraditi međusobno poverenje i kolegijalan odnos.

Delegiranje i poziv na akciju

Možemo reći da je sastanak uspešno realizovan tek kada imamo jasno istaknute zadatke i konkretna zaduženja za naredni period. Neophodno je da svaka akcija ima jasno definisane korake, osobu/osobe zadužene za njihovo sprovođenje, kao i određen okvir za njihovu realizaciju. Razgovarajte o svim potrebnim resursima i eventualnim preprekama koje se mogu naći na putu i usporiti napredak, te odredite strategiju za prevazilaženje potencijalnih poteškoća. Jasna raspodela poslova je najefikasnija metoda poslovanja, jer štedi vreme, resurse i smanjuje mogućnost greške.

Uspešni poslovni sastanci su stub svakog poslovanja i neophodna stavka koja nas vodi ka napretku i otvara vrata mnogobrojnim prilikama. Efikasan sastanak podrazumeva strukturu, red, pravila kojih se svi prisutni pridržavaju, a iz čega proizilaze adekvatna i jasna komunikacija, konkretna raspodela poslova i aktivno učešće svih prisutnih. Primenom navedenih koraka dobijamo motivisanije zaposlene, njihovu bolju povezanost i visok kvalitet rada koji jpredstavlja srž svakog uspešnog biznisa.

You may also like...

Оставите одговор

Ваша адреса е-поште неће бити објављена. Неопходна поља су означена *